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WEBでも会える！AUBAでのオンライン面談のコツを解説！

WEBでも会える！AUBAでのオンライン面談のコツを解説！

2022年03月09日
eiiconビジコネチーム

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栗山彩香

WEB上でメッセージを送ることのできるAUBAですが、メッセージの次のステップとして多くの企業様が「面談」を設定されます。

会社の方針でリモートワークを導入した、時節柄対面での面談は依頼しづらい等、AUBAでも様々な事情からオンラインでの面談を設定される方が増えています。

今回は、実際に部内全員がリモートワーカー、オンラインでの社外打ち合わせも頻繁にしているカスタマーサクセスチーム栗山が、AUBAでのオンライン面談にも活きる、オンライン面談のコツを解説します。

1. まずは始めに、ツール導入をしておきましょう。

オンライン面談ツールは用途に応じて様々な種類があります。

実際にメッセージ先企業にオンライン面談を提案する場合、提案前にツールの導入は済ませておきましょう。

ここでは実際にカスタマーサクセスチームで利用しているツールをいくつか紹介します。

どのツールも無料で音声・ビデオ通話、画面共有等基本的な機能は利用可能ですが、無料で利用可能な範囲等が異なります。

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①whereby

https://whereby.com/

アカウントを取得することで自分用MTGルームのURLが発行でき、ゲストはURLをクリックするだけで参加可能。

一度作成したURLは期限や時間制限等無く利用可能なため、頻繁にMTGをする企業におすすめ。

無料版だと4名までの人数制限があります。

日本語でのサービス提供をしていないため少し分かりにくい点があります。

②Googleハングアウト

https://hangouts.google.com/

googleが提供するコミュニケーションツールです。googleアカウントを持っていればビデオMTGのURL発行が可能。上記ツール同様ゲストはURLをクリックするのみで参加可能です。

人数制限は10人までと比較的多く、googleアカウントを持っていればすぐに導入可能な点が利点で、googleカレンダー等関連サービスとの連携も可能。

③Skype

https://www.skype.com/ja/

知名度では一番のツールで大手企業ではビジネス版の導入をしている企業も。無料版の場合参加者の双方にアプリのダウンロードが必要となり、ゲストへアカウント名、IDの共有が必要となります。

④Zoom

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

ホスト(招待する側)はアカウントの取得が必要ですが、ゲスト側はホストがMTG毎に発行したURLをクリックするだけでMTGが可能。

人数制限も無料版で100名まで利用可能、2名までのMTGなら時間制限無しとビデオMTGツールのスタンダードになりつつあるツールです。

※直近でセキュリティに関する脆弱性が指摘されています。ご利用の際は最新の情報をご確認ください。

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201361953-New-Updates-for-Windows

https://www.ipa.go.jp/security/ciadr/vul/alert20200403.html

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まずはいずれかのツールを導入、画面共有等基本的な機能の利用に問題が無いか試してみましょう。

2.面談提案時点でオンライン面談であること、想定ツールを伝えましょう。

AUBAでは多くの皆さんが初回メッセージ時と同時に面談も打診されていますが、

オンライン面談を打診する場合はオンライン面談にて実施したいこと、自分が想定しているオンライン面談ツールについても最初に伝えておきましょう。オンライン、対面での面談では事前事後の時間調整の要否も異なりますし、会議室の確保要否も変わってきます。

現在は社内ルールで対面での面談を受け入れていない企業もありますので、前提条件はファーストコンタクトで伝えておいたほうが、その後のやり取りの回数も減らせ、スピーディーに面談まで繋げることができます。

また、企業によってはセキュリティの関係で限られたツールしか利用できない場合があります。提示したツールを先方が利用できない場合、代替ツールを先方に提案して頂けるケースが多いため、こちらの想定は先に伝えておきましょう。

3.議題、資料は事前に準備、可能であれば共有しましょう。

オンライン面談ではその場でサッと手持ちの資料を見せたり、実際のプロダクトを見せたりといったことが難しく、身振り手振りも伝わりにくいため事前の準備は非常に重要になってきます。

AUBA経由での面談の場合、

①自社の概要

②自社の強み・リソース

③想定している共創内容

といったアジェンダで進めることが多いかと思いますが、当日どのようなアジェンダで進める予定か、

また、それぞれの説明に必要な資料があれば事前に準備、どのように先方に話すかシミュレーションしておき、

可能であれば資料も共有しておきましょう。

流れを理解してもらい、自社のことをある程度理解してもらった上で話を進めることができるため、限られた時間の中で重要な部分(今回の例で言えば③の部分)に時間を割くことができます。

また、画面共有の必要があれば実際の面談で利用するツールで問題なく共有が可能かテストしておいた方が、当日慌てることがなくなるのでおすすめです。

4.トラブルに備え連絡先を交換しておきましょう

AUBA経由の面談の場合、当日までのやり取りをすべてAUBA上でされる企業も多々見受けられますが、

オンライン面談の場合、事前準備をしていても当日の回線状況等の影響で接続トラブルが発生する可能性がどうしてもあります。

トラブルが原因で面談に至れず貴重な出会いを失ってしまうのは非常にもったいないです。

事前に「トラブルに備え念の為」といった形でメールアドレスや電話番号を交換しておきましょう。

5.最後に面談内容を総括、内容を追ってメールで共有しましょう。

対面での面談にも共通することですが、合意が取れたこと、次回の面談までに実施しておくべきこと、

ネクストアクションはどちらがいつ起こすのか等、面談内容の認識に齟齬が出ないよう、

要点を最後に確認して終えるようにしましょう。

共創を検討する話し合いでは「前向きに検討しましょう」等、明確な着地が無いままに終わってしまうことも多々あります。いつまでに検討の材料を準備し、どちらからいつ頃声をかけて進めていくのか、といったことをなるべく明確にして終えることで、「会っただけ」で終わってしまう可能性も低くなります。

また、総括した内容を追ってメールで共有することで、さらに共通認識を確かに持つことができます。そこから継続的なやり取りを見込めることもあるので、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

現在AUBAでは「STAY HOME キャンペーン」と題し、オンライン面談を設定された企業様に最大3枚、5万円分相当のメッセージチケットをプレゼントするキャンペーンも実施中です！

これを機に皆様も是非オンライン面談に挑戦してみてください！

「STAY HOME キャンペーン」概要：

AUBA内に登録の企業様同士が打合せを設定される際、ビデオ会議や電話会議など、オンラインによる方法で設定をされたお客様に、次回以降の新規コンタクトに使用可能な無料チケットを最大3回・5万円相当分まで進呈いたします。

エントリー方法：　打合せ設定後、AUBA内マイページの以下フォームにてエントリー

https://eiicon.net/forms/stayhome

キャンペーン期間：2020年4月8日(水) ～ 2020年5月6日(水休) (※3)

栗山彩香株式会社eiicon

新卒で繊維関連の専門商社に入社。企画営業として大手量販店を中心に担当。
大手量販店主力PB商品のリニューアル等、OEM商品の開発から営業、生産管理から物流手配まで幅広く経験。
2017年よりeiiconに参画。アシスタント部門の立ち上げを経験後、カスタマーサクセス/カスタマーサポート部門の立ち上げに従事。現在は年間約1,400社の支援を実施するCustomerSuccess GroupのLeadを努め、オープンイノベーション及びAUBA活用における伴走支援を実施。

趣味はキャンプ/漫画/自宅のスマートホーム化です！

株式会社eiicon

Platform事業部　部長